Интеграция электронных замков и гостиничных систем управления

Интеграция - процесс объединения системы управления отелем (PMS) и системы электронных замков в единый информационный комплекс. Вместо того чтобы вручную вводить данные гостя в программу для кодировки ключей, информация автоматически передается из PMS в замковую систему .

Это означает, что как только сотрудник оформляет бронирование и заселяет гостя в номер, PMS автоматически отправляет команду системе замков. Система генерирует цифровой ключ с заданными параметрами доступа (номер комнаты, дата и время окончания действия), и сотруднику остается лишь записать этот ключ на карту или отправить его на смартфон гостя.

Зачем отелю нужна интеграция замков и системы управления?

Традиционные методы управления доступом, когда ключи выдаются вручную на ресепшене, имеют ряд недостатков:

1. Увеличение нагрузки на персонал. Администраторам приходится тратить время на выдачу и прием карт.
2. Риск ошибок. Человеческий фактор может привести к выдаче неправильного ключа или несвоевременному блокированию утерянной карты.
3. Снижение скорости заселения. Очереди на ресепшене, особенно в часы пик.
4. Повышенные расходы. Необходимость в большом количестве карт-ключей и их частое перепрограммирование.

Преимущества интеграции замков и PMS для отеля:

1. Ускорение процесса заселения/выселения. Гости получают доступ быстрее, что сокращает очереди и повышает удовлетворенность.
2. Снижение нагрузки на персонал. Администраторы фокусируются на более важных задачах, а не на рутинной выдаче ключей.
3. Повышение безопасности. Уникальные ключи, ограниченные по сроку действия, минимизируют риск несанкционированного доступа.
4. Экономия ресурсов. Сокращение расходов на изготовление и замену физических карт.
5. Улучшение клиентского опыта. Гость получает современный, технологичный и беспроблемный доступ в номер.
6. Централизованный контроль. Возможность отслеживать статусы замков и историю открытий через единую систему.

Онлайн система электронных замков для гостиницы

Центральный управляющий элемент системы — мини-сервер. Компактный, но мощный компьютер, который является центром управления всей системой. Он отвечает за хранение данных, управление доступом, генерацию ключей, мониторинг состояния замков и интеграцию с другими системами гостиницы. Специализированное ПО позволяет администратору создавать, управлять и удалять учетные записи гостей, генерировать ключи, настраивать параметры доступа, просматривать отчеты о событиях и интегрироваться с PMS (Property Management System – система управления гостиницей).



Интеграция электронных замков OZLocks с PMS решает эти проблемы, создавая единую, автоматизированную экосистему.

Ключевые преимущества интеграции замков и PMS систем отеля:

1. Интеграция электронных замков с гостиничными информационными системами (PMS) и системами управления позволяет выводит отель на новый уровень, автоматизируя процессы, повышая безопасность и предлагая гостям исключительный сервис.
2. Ручное кодирование ключей - это не только потеря времени, но и источник ошибок. Интеграция автоматизирует этот процесс, освобождая персонал для более важных задач . Сотрудник ресепшн больше не тратит время на ввод данных в две системы, что особенно критично в часы пик. Сокращается время заселения, а риск выдать ключ от занятого номера сводится к нулю.
3. Электронные замки сами по себе безопаснее механических, но в связке с PMS они становятся еще надежнее . При выселении гостя или изменении бронирования доступ блокируется мгновенно. PMS хранит записи о том, кто, когда и в какой номер входил, что помогает в расследовании инцидентов и повышает общую безопасность.  Можно гибко настраивать права доступа для сотрудников (горничных, инженеров) только в определенные зоны и в определенное время. Интеграция позволяет управлять доступом ко всем точкам: от номеров и лифтов до спа-зон, конференц-залов и парковок из единого центра 

Как работает интеграция OZLocks с PMS?

1. Онлайн-бронирование. Гость бронирует номер через сайт отеля, OTA-платформу (Booking.com, Ostrovok) или напрямую.
2. Создание профиля в PMS. Информация о госте и сроках его пребывания автоматически попадает в вашу PMS (например, Fidelio, Opera, Bnovo, TravelLine).
3. Автоматическое создание электронного ключа. Система PMS, благодаря интеграции с OZLocks, получает команду на создание уникального электронного ключа для номера гостя. Этот ключ будет активен строго на срок его проживания.
4. Выдача ключа гостю. Mobile Key - самый современный подход. Гость получает цифровой ключ прямо в мобильное приложение OZLocks (или партнерское приложение отеля) еще до прибытия. RFID-карта, если гость предпочитает физический ключ, он может получить его на ресепшене (где процесс выдачи ускорен, так как ключ уже готов) или через специальные киоски саморегистрации.
5. Доступ в номер. Гость подходит к двери, подносит свою карту или смартфон к замку OZLocks, и дверь автоматически открывается.
6. Автоматическое блокирование. По окончании срока проживания ключ (цифровой или физический) автоматически перестает быть активным.

Как выбрать электронный замок для гостиничных номеров

Безопасность гостей и удобство доступа в номер — фундамент репутации любого отеля.  Электронные замки обеспечивают надёжную защиту от несанкционированного доступа и позволяют контролировать, кто и когда открывал двери номеров. Гостиничные замки подвергаются интенсивному ежедневному использованию, а также воздействию влажности и перепадов температур. Необходимо выбирать замки, изготовленные из прочных материалов (например, высококачественного цинкового сплава или нержавеющей стали), чтобы обеспечить их долговечность и сопротивляемость вандализму. 

Интеграция с PMS, ключи должны автоматически активироваться на время проживания и отключаться после выезда гостя. Подсчитано, что использование замков с интеграцией в PMS сокращает ошибки при выдаче ключей до 80%, а время на регистрацию гостей — до 50%.

Электронные замки OZLocks работают с программным обеспечением OZLocks Hotelier. В том случае, если в объекте размещения уже используется программное обеспечение стороннего производителя, проводится интеграция замков OZLocks с нужным ПО.

Электронные замки OZLocks с ПО  с Hotelier Pro интегрированы с PMS:

1. Suite8 (FIDELIO)
2. IS-HOTEL
3. Проффит 
4. Shelter V2
5. Эдельвейс 
6. LOGUS HMS 
7. Контур.Отель 
8. 1C: Отель 
9. TravelLine 
10. FRONTDESK 24 
11. Bnovo 
12. Sonata HRS 
13. Opera (HRS) 
14. БРОНИРУЙ ОНЛАЙН 

В единую систему автоматизации и управления объектом размещения (все электронные замки OZLocks вносятся в используемое программное обеспечение, здесь выписываются ключи доступа, задается период времени действия ключей, ведется работа по размещению, составляются отчеты по открытиям замков, и пр.).



Интеграция электронных замков с PMS — это уже не опция, а стандарт современного гостеприимства. Это технология, которая приносит ощутимую выгоду: от сокращения операционных расходов и повышения безопасности до создания конкурентного преимущества за счет бесшовного и современного гостевого опыта. Выбирая решение, ориентируйтесь на совместимость систем и свои долгосрочные цели, и ваш отель всегда будет на шаг впереди ожиданий гостей.